To Do-Listen in einer App neu sortiert
Themenideen, Aufgaben, Fristen, Kontakte.... Einkaufslisten handlich sortiert
Als ich angefangen habe, mich mit digitalen Tools zu beschäftigen, stand ein Thema ganz oben auf der Liste: To Do-Listen. So kenne ich es auch von anderen Kollegen. Statt Zettelwirtschaft will man ja seine anstehenden Aufgaben gut im Blick behalten. Es gibt unzählige Tools auf dem Markt. Lange habe ich z.B. Todoist genutzt, eine ganz schlanke App, die genau das macht, was sie verspricht: Aufgabe eintragen, Datum festlegen, fertig. Andere Kolleg*innen setzen auf Remember the milk. Vor einiger Zeit bin ich umgestiegen - und zwar auf Asana. Das ist eigentlich ein sehr mächtiges und großes Tool für Firmen. In der kostenlosen Variante - und wenn man es ein wenig einstellt - aber auch super für einzele Journalisten geeignet, weil ich mehr Möglichkeiten habe, Aufgaben unterschiedlichen Projekten zuzuordnen und es letztlich übersichtlicher ist. Denn was mich bei z.B. Todoist genervt hat: Ich musste jede Aufgabe mit Datum versehen und so wurde die To Do-Liste länger und länger und ich habe irgendwann die Übersicht (und Lust) verloren. Asana funktioniert mehr auch als Ideenmappe. Gerade für Journalisten, die ja immer sehr viele Ideen und Aufgaben haben, ein großer Vorteil.
Bevor wir direkt einsteigen noch zwei kleine Anmerkungen.
1.) Auf meinen Newsletter zum Thema “RSS und Newsmonitoring” hat mir Marcus noch einen interessanten Hinweis geschrieben:
Protip von mir für die, die in der Unternehmenskommunikation für nachrichtenspiegel etc. verantwortlich sind. Auf dem Weg zur Arbeit, bei Feedly die Artikel, die in den nachrichtenspiegel sollen, in eine Sammlung schieben. Und eine (natürlich vorher eingerichtete) IFTT-Automation legt jeden dieser Einträge mit Titel, Teaser, Quelle, Link (jeweils eine Spalte) als neue Zeile in einem Google Spreadsheet ab. Dann auf der Arbeit kurz copy/paste in den entsprechenden kommunikations-Kanal (bei den meisten dt. Unternehmen wahrscheinlich eine mailing-Liste) Und schwups haben alle Kollegen morgens den fürs unternehmen relevante Nachrichtenüberblick in der inbox. Kleiner Bonus: die meisten Ü-50-Chefs werden denken, dass man dafür morgens um 6 aufgestanden ist, um alle Seiten zu scannen und in einem Word das alles zusammenzuführen :D
2.) In der kommenden Woche ist wieder Netzwerk Recherche in Hamburg (mit einem eigenen Panel über Tools für Journalisten). Ich werde wieder dabei sein und freue mich, wenn ich den ein oder anderen dort auf ein Getränk oder eine Currywurst treffe. Sagt mir einfach Bescheid, wenn ihr auch da seid.
Asana: To Do-Listen neu gedacht
*sorry, ein paar Sachen musste ich dann doch schwärzen ;-)
Was? Aufgaben sortieren, Themen sammeln, Kontakte organisieren
Warum? Weil so berufliche Aufgaben, private Einkaufslisten, Themenideen, etcübersichtlich in einer App sind.
Wie? Als App auf dem Handy, per Browser oder installiertem Programm auf dem Rechner immer offen.
Anwendungsbeispiele? Viele, gehen wir das ganze mal für ein paar Beispiele kurz durch. Am Anfang scheint es etwas fummelig, aber es klärt sich schnell, wieso ich das so aufgeteilt habe:
Ich habe für mich persönlich vier “Teams” erstellt, in denen dann die verschiedenen Projekte und Aufgaben liegen:
Eins für meinen festen Arbeitgeber, eines für Privat, eines für Projekte (wie diesen Newsletter) und eines als generelle Ideensammlung.
Was steht da alles drin? Sprich: Welche “Projekte” lege ich an?
Arbeitgeber: Allgemeine To Do’s, Themenideen, Kontakte und sonstige Projekte je nach Projektarbeit.
Privat: Private To Do’s, Einkaufen, To Read (wobei ich hier ja meistens alles bei Pocket speichere - s. letzter Newsletter)
Projekte: Alles was arbeitsmäßig da noch zu kommt - z.B. dieser Newsletter mit Themenideen, Seminare und Workshops, die ich gebe, mein Reiseführer über Tunesien. Das ist in Projekten organisiert, weil ich dann dort besser verschiedene Unteraufgaben erstellen kann, je nach Projektstatus.
Ideensammlung: “Lose Blattsammlung” würde man sagen, für Ideen und Projekte aller Art.
Gucken wir uns das Ganze mal im Detail für ein paar Beispiele an und ihr versteht, wieso ich von anderen Apps weg bin.
Themenideen
Die Themenliste ist unterteilt in vier Abschnitte:
Aktuell / Dringend (alles was gerade für Recherchen aktuell ansteht)
Planung (Mittelfristige Themen, die schon abgesprochen sind, die aber nicht sofort umgesetzt werden müssen)
Wiedervorlage (Themen, bei denen man nochmal nachhaken muss), hier entsprechend das Datum setzen und wichtig: sich selbst als Projektverantwortlichen kurz angeben, damit es später in der To Do-Liste auftaucht)
Zeitlose Themen
Dann den Filter auf “Unerledigte Aufgaben” stellen und gut ist. Man kann auch Unteraufgaben erstellen, in die Themenideen z.B. Links einfügen, Kontakte, Artikel, Infos, Fragestellungen, etc. Das muss alles nicht ausgefeilt sein, aber dient eben als Ideensammlung.
Die anderen Projekte und To Do-Listen, Einkaufslisten, etc. sprechen, glaub ich, für sich.
Warum Datum und Verantwortlichen eintragen?
Klingt aufwändig, ist es aber nicht. Und es macht mir das Auffinden in der App leichter, weil ich das ja meistens auch mobil parallel nutze:
Wenn ihr dort nämlich “nur meine Aufgaben” und “unerledigte Aufgaben” einstellt, dann habt ihr wirklich einen tollen Überblick, was gerade jetzt ansteht. Daher auch bei “Themenideen” oder sonstigen, zeitlosen Ideen, einfach keinen Verantwortlichen eintragen. Das sind ja Ideen für später, auf die man immer mal wieder im jeweiligen Projekt zurückgreifen kann. Aber wenn ich in der App meine aktuell zu erledigenden Aufgaben sehen will, dann ist das so übersichtlicher.
Kontaktliste
Die App ist auch als Kontaktliste nutzbar. Man kann sie nämlich auch als Erinnerung nutzen, wann man sich mal wieder bei Kontakten oder Informanten melden sollte. Dazu im Programm oder im Browser auf “Board”-Ansicht wechseln:
So behält man bei vielen Kontakten die Übersicht, wann man sich mal wieder bei jemandem melden sollte, wo man nochmal nachhaken muss, etc. Man kann dann einfach die Namen und Kontakte verschieben. Vorteil, wenn man alles in einem Programm hat: Über die Suchfunktion findet man alles schnell wieder, egal in welchem Team oder Projekt das gespeichert ist.
Wo?
Im Browser: https://app.asana.com
Mobil auch in den jeweiligen Appstores für ios und Android.
Wie teuer? Kostenlos-Variante reicht für oben beschriebene Anwendungen aus. Teurer wird es, wenn man mit anderen Kolleg*innen zusammenarbeiten will.
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